1. GİRİŞ
MS-Access 7.0 ya da kısaca Access, bir veritabanı oluşturma ve yönetim programıdır. Bu program kullanılarak, bilgiler düzenli bir şekilde depolanarak istenilen zamanda ve şekilde kullanılabilirler.
1.1 Access Programının Başlatılması
Access programı, arabiriminin genel görüntüsü açısından, diğer Windows ve özellikle de MS Office programlarına büyük benzerlik göstermektedir. Çalıştırılması da aynı diğer Windows programlarında olduğu gibidir. Elbette ki, en bilinen ve kullanılan yöntem, Start menüsünden Programs kısmındaki Access komutunun tıklanmasıdır. Diğer yöntemler arasında, eğer yüklenmişse MS Office Kısayol Çubuğu’ndaki Access düğmesinin tıklanması, eğer desktop’a (masaüstü) konmuşsa Access programının kısayol simgesine çift tıklanması ve Windows Explorer’da Access programının (msaccess.exe) dosyasının üzerinin çift tıklanması sayılabilir.
Access yüklendikten sonra, karşımıza aşağıdaki diyalog kutusu görüntülenir. Buradaki ilk iki seçenek, yeni bir veritabanı oluşturma ile ilgilidir. Boş Veritabanı seçeneği, içerisinde hiç bir bilgi içermeyen bir veritabanı oluşturur ve bu veritabanını bilgi girilmek üzere hazır durumda açar. Veritabanı Sihirbazı ise yine içerisinde hiç bir bilgi olmayan bir veritabanı oluşturur ancak, bu veri tabanı, kullanıcının Veritabanı Sihirbazına vermiş olduğu bilgiler kullanılarak hazırlanmış bir alt yapıyı da içermektedir. Bir önceki seçenekle oluşturulmuş olan veritabanında hiç bir alt yapı hazırlanmamaktadır. Alt yapıdan kastedilenilen, ileride daha detaylı olarak anlatılacak olan Tablo, Form ve Raporlardır.
Aynı diyalog kutusunda bulunan Varolan Veritabanını Aç seçeneği daha önceden oluşturulmuş olan bir veritabanını açmak için kullanılır.
Yukarıda açıklanan üç seçenekten birisi seçildikten sonra, Tamam düğmesi tıklanmalıdır. İptal düğmesinin tıklanması ile de herhangi bir veritabanı açılmaksızın ve oluşturulmaksızın, Access arabirimine ulaşılır.
1.2 Access Arabirimi
Ekranın en üst bölümünde, "Microsoft Access" başlığı görülür. Bu bölüm, başlık çubuğu olarak adlandırılır.
Başlık çubuğunun altında, menü seçeneklerinin yer aldığı menü çubuğu görülebilir. Buradaki menü seçenekleri, Access'in o anki moduna ve Access uygulamanızın özel bir menü sistemine sahip olup olmamasına göre değişiklik gösterecektir.
Menü çubuğunun hemen altında, araç çubuğu yer alır. Access'te çok sayıda değişik araç çubuğu bulunmaktadır. Kullanıcının kendi araç çubuklarını da oluşturması mümkündür. Araç çubukları, sık gerçekleştirilen işler için birer kestirme gibi düşünülebilirler.
Daha önce Access kullanmış olanlar için bile, araç çubuğundaki düğmelerin işlevlerini unutmak söz konusu olabilir. Araç çubuğundaki düğmelerden birinin üzerine mouse getirilip birkaç saniye beklenirse, küçük bir balon bu bileşenin işlevini açıklayıcı bilgi sunacaktır. Ayrıca en altta yer alan durum çubuğunun da kısa bir açıklama içerdiği görülebilir. Bu araç ipuçları kullanılarak her bir düğmenin ne işe yaradığı kısa sürede öğrenilebilir.
1.3 Araç Çubuklarının Düzenlenmesi
Access ilk açıldığında, araç çubuğu tek bir satırdan oluşmaktadır. Bu çoğu zaman işe yarasa da, zaman zaman farklı bir düzen gerekli olabilmektedir. Araç çubuklarını başka bir konuma taşımak için, mouse, araç çubuğunun boş bir bölümüne getirilip sol mouse tuşu ile sürükleme yapmak gerekmektedir. Araç çubukları ekranın dört kenarına yaslanacak şekilde yerleştirilebildiği gibi, aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi, orta yerde seyyar olarak da kullanılabilirler. Bu durumda, araç çubuğunun üst kısmında bir başlık kısmı açılarak, araç çubuğunun ismi görüntülenir.
Başka araç çubuklarının görüntülenmesi ve araç çubukları ile ilgili değişik ayarlar yapabilmek için Görünüm menüsünden Araç Çubukları seçeneği seçilir. Aşağıdaki diyalog kutusunda, istenilen diğer araç çubuklarına ait kutuların işaretlenmesi ile başka başka araç çubukları da görüntülenebilir. Ancak bilinmelidir ki, Access programı, o anda yapılmakta olan işlem için gerekli olan araç çubuğunu otomatik olarak görüntüleyebilmektedir.
. Yeni Bir Veri Tabanının Hazırlanması
Access’te yeni bir veritabanı oluşturulması, Msoffice paketinde bulunan Word ve Excel gibi diğer programlarda yeni doküman ya da kitap oluşturma işlemine benzerdir. Access’in ilk açılışında, görüntülenen diyalog kutusunda Boş Veritabanı seçeneği kullanılarak yeni bir veritabanı oluşturulabildiği gibi, daha sonra da araç çubuğundan Yeni düğmesi basılmak ya da Dosya menüsünden Yeni Veritabanı komutu seçilmek suretiyle de yapılabilir.
Hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın, yeni bir veritabanı mutlaka bir şablon kullanılmak suretiyle oluşturulur. Herhangi bir şablon kullanılmak istenmiyorsa, bu durum da aslında yine bir şablon olan Boş Veritabanı şablonu seçilmelidir. Bu şablon dışında başka bir şablon kullanılmak isteniyorsa, aşağıdaki diyalog kutusunda olduğu gibi mevcut şablonlardan birisi seçilebilir. Bazı şablonlar, bir sihirbazı devreye sokarak, oluşturulacak yeni veritabanının yapısına ilişkin bazı bilgileri kullanıcıdan alırlar ve en son olarak da yeni veri tabanını oluştururlar.
• Access açılır.
• Açılış diyalog kutusunda Cancel tıklanır.
• Araç çubuğundaki New Database düğmesi tıklanır. Access bir dizi şablon içerisinden yeni veri tabanı için seçim yapılmasına olanak tanır. Blank database şablonu bulunur ve vurgulanır.
• OK tıklanır ve uzantısı .mdb olan yeni bir veri tabanı hazırlanmış olur.
• Create tıklanarak Access’in veri tabanı hazırlama işlemini tamamlaması sağlanır.
2.1 Wizard’a Giriş
Hazırlanan yeni veri tabanı çerçevesi, kullanılacak bütün nesneler için bir kap durumundadır. Bu pencere üst bölümünde sekmelere ve yan tarafında da bir kaç düğmeye yer verir.
2.1.1.Wizard Kullanılarak Yeni Bir Tablonun Hazırlanması
• Veri tabanı penceresinin sağ tarafındaki New düğmesi tıklanır. Bir sonraki diyalog kutusunda da Table Wizard tıklanır.
• OK tıklayın. Bir sonraki diyalog kutusunun sol alt bölümündeki Personal seçenek düğmesi tıklanır.
• Business ve Personal etiketli iki seçenek düğmesi, Wizard kullanılırken iki tablo tipi grubundan hangisinin kullanılacağını belirler. Sample Tables başlıklı liste kutusu, yeni tablo için şablon olarak kullanabilecek tabloları içerir. Sample Fields liste kutusu ise herbir örnek tabloda kullanabilecek alanları gösterir.
• Table Wizard'ı kullanırken istenene yakın alanları içeren örnek bir tablonun seçilmesi uygun olacaktır.
• Personal etiketli seçenek düğmesi tıklanarak kişisel örnek tablo kümesi görüntülenir. Farklı tabloların bir arada çalışabileceği unutulmamalıdır.
• Örnek bir tablo tıklandıktan sonra >> düğmesi tıklanırsa örnek tablodaki verinin tümü yeni tabloya taşınacaktır.
• Yeni tabloya örnek tablodan sadece bazı alanlar eklenecekse, bu alanlar vurgulanır ve > düğmesi tıklanır. Yeni tablodan alan çıkartmak içinse < ve << düğmeleri kullanılmalıdır.
• Fields in my new table liste kutusuna istenen bütün girişler yerleştirildikten sonra, Next> düğmesi tıklanarak tablo tasarımının bir sonraki aşamasına geçilir.
• Access tablo için Authors adını önerecektir,bu ad kabul edilir ya da başka bir ad kullanılır. Access ana anahtar (primary key) seçenek düğmesine geçerek kullanıcı için ana anahtarı hazırlayacaktır. Varsayılan bu durumun geçerliliği korunur ve Next> tıklanır.
• Access, Wizard işleminin tamamlanmak üzere olduğunu belirten bir ekran görüntüleyecektir. Bu noktada tablo tasarımını değiştirme, tabloyu veri girişine açma ya da form hazırlamak için başka bir Wizard’ı etkinleştirme seçenekleri sunulacaktır.
• "Enter data directly into the table"’ı ve Finish düğmesi tıklanır. Access yeni tabloyu hazırlayıp açacaktır.
• Şu andan sonra TAB ve ENTER tuşlarıyla alanlar arasında gezebilir ve veri girişi yapılabilir.
• İlk alana hiçbir bilgi girilemediğine dikkat edin. Bu alan Access'in alanları belirlemek için kullandığı ardışık numaralara ayrılmıştır.
Tablonun kullanımı sona erdiğinde kontrol menüsü ikonu çift tıklanarak ya da sağ üstte yer alan X düğmesi tıklanarak tablo kapatılabilir. Eğer alan genişlikleri değiştirildiyse bu değişikliklerin kaydedilmek istenip istenmediği sorulacaktır.
2.2 Yardım
Bazı durumlarda ipucu kartları ve Wizard'Iarın sunduklarının ötesinde yardıma gereksinim duyulabilir. Bu tip durumlarda çevrimiçi Access yardım özelliği kullanılabilir.
2.3 Çevrimiçi Yardım Bileşenleri
• Access başlatılır.
• Ana menü çubuğundan Help girişi tıklanır.
• Aşağı açılan menü listesinden Microsoft Access Help Topics tıklanır.
• Yardım penceresinin üstündeki Find sekmesi tıklanır. En üstteki seçenek düğmesi tıklanarak indeks boyutu en düşük düzeyde tutulur ve Next> düğmesi tıklanır. Finish tıklanarak yardım başlıklarına ait bir dizin listesinin görüntülenmesi sağlanır.
• İçlerinden seçim yapılabilecek 5600 konu başlığı bulunmaktadır.
• Hakkında yardım istenen deyim diyalog kutusunun üst kenarında bulunan boşluğa yazılır. Display düğmesini tıklanarak vurgulanan deyim ile eşleşme sağlayan yardım konusu görüntüye getirilir.
• Bunun sonucunda görüntülenecek help sayfası bir ipucu kartına yer yer verebilmektedir.
• İstenen konu başlığına ulaşıncaya kadar, tarama işlemi yinelenebilir.
• Index sekmesine girerek seçimin girilmesi de mümkündür. Access dizini en çok başvurulan konu başlıklarını içermesine karşın, Find dizinleri kadar kapsamlı değildir.
Find dizinlerinin kullanılmasının dezavantajlı yönü ise, zaman ve disk boşluğu harcamasıdır.
3. TABLOLARA VERİ GİRİLMESİ
3.1 Veri Tabanı Projesi
Proje dahilindeki örnek veri tabanında öğrencilerin istatistik bilgilerinin, aldığı derslerin ve öğretim ücreti ödeme durumlarının işlenmesi amaçlanmıştır. Etiketler değiştirilip birkaç düzenleme yapılarak aynı sistem tıp, ticaret ve personel yönetimi gibi alanlarda da kullanılabilir.
3.1.1 Veri Tabanının Planlanması
Access gibi ilişkisel bir veri tabanında, veriler mantıksal tablo gruplarına ayrılırlar. İlişkisel veri tabanı modelinin amacı, yüksek verimliliktir. İlişkisel olmayan düz kütük yönteminin bir öğrenciyle ilgili veriyi saklamak amacıyla kullanılması durumunda, öğrencinin aldığı her bir ders için ad, adres ve telefon biİgileri çoğaltılacaktır. Bu gereksiz fazlalık, önemli sayıda kayıtla uğraşan günümüz veri tabanları söz konusu olduğunda hem artan disk boşluğu ihtiyacı, hem de artan veri ulaşım zamanı gibi büyük sorunlara yol açacaktır.
İlişkisel modelde ise, veri iki tabloya ayrılacaktır. Birinci tablo kimlik, sigorta numarası ve adres gibi kişisel öğrenci bilgilerini içerecektir. İkinci tablo ise bu bilgileri çoğaltmak yerine ders bilgisine ve öğrenci kimlik bilgisine yer verir. Öğrenci kimlik bilgisi, Access'in öğrenciyi aldığı derslerle eşlemede kullandığı bağlantı alanı durumundadır.
3.1.2 İlk Tablodan Önce
Okullarda kullanılan veri tabanları, öğrencilere ilişkin kişisel bilgiyi içerecek bir tabloyu gerektirir.
3.1.3 Yeni Bir Veri Tabanının Hazırlanması
• Access açılır. En üstteki seçenek düğmesi kullanılarak boş veri tabanı hazırlanır.
• Eğer Access zaten açık durumdaysa, kapatılıp açılarak yada New Database düğmesi tıklanarak ilgili diyalog kutusunun görüntülenmesi sağlanır.
• OK tıklanarak yeni diyalog kutusuna geçilir.
• Access yeni veri tabanını adlandırmanızı isteyecektir. Access'irı önerdiği ad yerine, uygun görülen bir deyim girilir. Veri tabanı adlarında, .mdb uzantısı kullanılacaktır.
• Access yeni bir veri tabanı hazırlayacaktır.
3.1.4 İlk Tablo
Örnek uygulamada, Öğrenci Bilgi tablosuna Öğrenci sigorta no, ad (ilk ad orta ad ve soyad), adres, telefon, acil durum erişimi ve/veya anne-babası, elektronik posta adresi, takip konusu ve notlar gibi alanlara yer verilecektir.
3.1.5 Öğrenci Bilgi Tablosunun Hazırlanması
• Table sekmesinin seçildiğinden emin olunur.
• Database kutusu içindeki New düğmesi tıklanır.
• Access bazı seçenekleri sunacaktır. Bunlardan ilk ikisi olan Datasheet View ve Design View, elle tablo hazırlama seçenekleridir. Son iki seçenek olan Import Table Wizard ve Link Table Wizard varolan tabloların veri tabanına bağlanmasını ya da aktarılmasını sağlar. Table Wizard seçilir ve OK tıklanır.
• Sol alt köşedeki Business seçenek düğmesinin işaretli olmasına dikkat edilmelidir. Mouse'la Sample Tables listesi gerekirse kaydırılır ve Öğrenciler tablosu bulunur ve tıklanır.
• Access kullanıcı için işleri kolaylaştıracaktır. Sample Fields liste kutusu incelenirse, istenen alanların hemen hemen tümünün İngilizce olarak içerildiği görülecektir.
• Sample Fields liste kutusunun hemen sağındaki > > düğmesi tıklanarak örnek alanların hepsinin tabloya aktarılması sağlanır. Öğrencilerin hepsi Türkiye’de olacağı için, PostaICode alanı ve Rename tıklanıp alan PostaKod olarak adlandırılabilir. OK tıklanarak yeni ad kabul edilir. StateOrProvince alanı da aynı şekilde Ûlke olarak değiştirilebilir. Rename seçeneği kullanılarak bütün alanlar Türkçeleştirilebilir.
• Table Wizard'ın sağ alt bölümünde yer alan Next> düğmesi tıklanır. Access tablo için Students adını önerecektir, ancak bunun yerine ÖğrenciBilgi adı kullanılır.
• Wizard diyalog kutusunun ortasına geçilir ve No, set the Primary Key seçilir. Next> tıklanarak sıradaki diyalog kutusuna geçilir.
• Kimlik olarak öğrenci sigorta numarası kullanılacağından her bir kayıt için ayrı bir öğrenci kimliği söz konusu olacaktır. Access'in her bir kayıt için ayrı bir öğrenci kimliği kullanma konusundaki önerisine uyun. Öte yandan ortadaki diyalog kutusunda en alt seçenek kullanılarak, ana anahtar alanda hem harf hem de rakamların kullanılabilmesi mümkün kılınır.
• Next> düğmesi tıklanır. Access kullanıcıya son olarak üç seçenek daha sunacak ve Wizard'ın sonunda olduğunu belirtecektir. Eğer seçili değilse, en üstteki seçenek tıklanarak Access'e son olarak tablo tasarımı üzerinde oynamak istendiği bildirilir. Finish tıklanır. Access yeni tabloyu hazırlayacak ve kullanıcıyı Design View görüntüsünde bırakacaktır.
3.1.6 Alan Tipleri Ve Özellikleri
Tablo tasarım penceresinin en üst bölümü, alan adları ve veri tiplerine ilişkin bir liste içermektedir. Pencerenin altında, General ve Lookup adlı iki sekmeye yer veren Field Properties adlı bir bölüm bulunmaktadır. Access tablosundaki her bir alan, üç bileşene sahiptir: Alan adı (kimlik gibi), alan tipi (Text gibi) ve özellikler. Veri tabanındaki her bir alanın uygun bir alan tipine ayarlanması önemlidir.
3.1.7 Veri Tipleri
Access, şu veri tiplerini desteklemektedir.
• Metin (text): Alphanumeric olarak da bilinir. Normal karakterleri kabul eder. Alan uzunluğu 255 karakterle sınırlıdır.
• Sayı (number): Bu veri tipi sayıları kabul eder. Alanlar üzerinde matematik işlemler yapılması planlanıyorsa, bu veri tipi kullanılmalıdır.
• Tarih/saat (date/time): Number veri tipinin özel bir biçimi olan Date/Time, tarih ya da saat bilgisinin girilmesi için kullanılır. Bu tip veriye sahip alanlarda da matematik işlemleri yapılabilir.
• Para (currency): Para bilgisinin girilmesini sağlayan bu veri tipi de, Number'ın değişik bir uyarlamasıdır.
• Otomatik numaralama (autonumber): Bir alandaki verinin tipi Autonumber yapıldığında, Field Property New Number'ın Increment olarak ayarlanması durumunda Access kayıtlara ardışık sayılar uygulayacaktır. Random'a ayarlandıysa, Access her bir yeni kayıt için gelişigüzel sayılar üretecektir. Increment olarak ayarlandığında Access numara vermeye 1'den başlar. Increment ya da Random seçenekleri, ana anahtar alanlar için kullanılır, çünkü Access bir tablodaki kayıtlardan birine atanmış bir sayıyı bir daha kullanmayacaktır. Bu tip alanların gereksiz kullanımı veri tabanını gereksiz bilgilerle doldurarak ilişkisel teoriye ters düşecektir.
• Evet/Hayır (yes/no): Yalnızca iki değer kabul eder: Yes ya da No.
• Arama Wizard'ı (lookup wizard): Diğer veri tabanı nesnelerine önceden girilmiş olan değerleri arar.
• OLE nesnesi (OLE Object): OLE'yi destekleyen başka bir programda hazırlanmış bir nesnenin yerleştirilmesini ya da nesneye bağlanılmasını mümkün kılar. Access 95, yalnızca bir OLE müşterisi durumunda olduğu için, OLE'yi destekleyen diğer programlara yerleştirilebilen nesneler hazırlayamaz.
• Not (memo): Bir kayda not eklenmesini sağlayan bir alandır.29
4. TABLO ALANLARININ ÖZELLİKLERİ
4.1 Bir Tablonun Düzenlenmesi
Access'de bir tablonun hemen hemen bütün özellikleri değiştirilebilir. Aynı amaçla bir wizard da kullanılabilir. Çoğu zaman tablo tasarlandıktan sonra belirli bir alandaki veri tipinin yanlış olduğu ya da bir alanın eklenmesi veya çıkarılması gerektiği farkedilecektir. Örnek tabloda da etkin kökeni belirten bir alan eklenmesi ve fazlalık StudentNumber alanının çıkarılması gerekmekte. Uygun tablo tasarım alanını tıklayıp istene değişiklikler şu şekilde yapılmalıdır.
• Access, Okul veri tabanı, yada Öğrenci bilgi tablosu kapalıysa yeniden açılmalıdır. Öğrenci bilgi tablosu vurgulanmış durumdayken, veri tabanı penceresindeki Design düğmesi tıklanır.
